Srazové desatero
Autor: DR 053
1 Prolog a malý výlet do historie
Každý sraz nějak začíná, má nějaký program a samozřejmě také končí. I ten nejlepší program ale může zatlačit do pozadí špatná organizace, v nejhorším případě může díky ní dojít i k neštěstí. Proto vznikl tenhle článek, který v podstatě jenom vypočítává (zdaleka ne všechny) problémy, které na organizátory jakéhokoliv srazu čekají.
Srazy CMC už mají svou tradici, konají se prakticky od založení klubu a jsou jednou z podstatných částí klubové činnosti. CMC vznikl 27.7.2003 a už 1.8.2003 se konal první regionální sraz (v Kladně, jak jinak :o)), o necelé 2 měsíce později, 20.9.2003 už první národní sraz v Havlíčkově Brodě. Tehdy byl hlavní účel vzájemně se poznat, vidět na vlastní oči lidi známé zatím jenom z diskuzí na webu a názorně si předvést svá auta a jejich vylepšení. Tohle byly hlavní body programu prvních srazů a to ostatní nebylo tak důležité, někdy se zbývající náplň srazu dolaďovala teprve přímo na místě a v průběhu srazu měla zpočátku improvizace dost prostoru. Od té doby se ale hodně změnilo, organizační laťka se neustále zvedala, už nestačilo jenom se „sejít a pokecat“, zájem o srazy rostl spolu s počtem členů klubu a jestliže na prvním národním srazu bylo 13 aut, na druhém národním srazu o 9 měsíců později už to bylo 39 posádek. A na výročním srazu 21.8.2004 dokonce 59 aut. Nároky na kvalitu organizace byly s prvními srazy naprosto nesrovnatelné a důležitost doprovodného programu se posunula na první místo. Při organizaci každého dalšího srazu je užitečné vycházet z těch předchozích a i když význam programu srazu se velmi zvýšil, stále je platný původní účel srazů - osobní setkání a vzájemné seznamování členů CMC.
Zcela na úvod předesílám, že účastníci srazu (čest výjimkám) často nečtou program, informace sdělované přímo na místě buď nezaregistrují vůbec, nebo rychle zapomenou a plně důvěřují organizátorům, že se o všechno postarají. Takže kvalitně připravený informační leták s popisem tras přesunů, mapkami úplně všeho a podrobnými informacemi k jednotlivým bodům programu je už dnes naprostou nutností. V ideálním případě by podle tohoto letáku měl být kdokoliv schopen absolvovat samostatně celý program (tzn. dostat se po správné trase ve správný čas na správné místo, vědět, co ho tam čeká, kdy to skončí a kam a kudy se má přesouvat dál). Dobrá informovanost všech účastníků ušetří spoustu práce organizátorům.
Teď projdeme srazem od začátku až do konce a budeme si všímat všeho, co se děje v jeho zákulisí, i toho, co samotnému dni „D“ předchází. Není to vůbec zábavné, ale přesto by to mohlo být zajímavé.
Místo srazu je dobré zvolit s ohledem na program, pokud možno tak, aby se minimalizovaly přesuny v kolonách. Obvykle se účastníci sjedou na místě, kde se pak koná první bod programu, ale někdy může být vhodnější sejít se např. v kempu nebo u restaurace, kde se pak bude obědvat. Místo srazu by mělo být zvoleno s ohledem na dostatečnou parkovací kapacitu a dostupnost, prostě aby se tam všichni vešli a dlouho to nehledali – tohle je potřeba mít na paměti i u všech dalších akcí v průběhu celého srazu, jedná se obvykle o několik desítek aut a to už není legrace. Většinou je to nějaké parkoviště u supermarketu (samozřejmě jeho odlehlejší část, snažíme se nikde nepřekážet), čímž je současně vyřešeno sociální zázemí (lidé potřebují chodit na záchod) a vyplnění času (manželky a děti si zajdou nakoupit, popř. do dětského koutku). V případě krytého parkoviště se navíc řeší i nepříznivé počasí (což může jinak být dost problém). Začátek srazu je velmi důležitý pro celý další průběh, je užitečné zapisovat jednotlivé přijíždějící účastníky a rovnou s nimi upřesnit jejich účast na srazu (kterých bodů programu se zúčastní, v kolika lidech a jestli mají nějaké zvláštní požadavky – i oběd, večeře a ubytování je bod programu ;-)). Úvodní sraz se obvykle spojuje se seznamovacím pokecem a prohlídkou aut.
Fantazii se meze nekladou, ale je potřeba nezapomínat, že větru a dešti ještě poručit neumíme, takže pokud může počasí program narušit, chce to sledovat předpovědi a mít po ruce záložní variantu. V nejhorším případě alespoň předem dostatečně upozornit účastníky, aby se na špatné počasí patřičně připravili.
Obvykle v nějaké restauraci, hlavním kritériem výběru je dostupnost, parkovací kapacita a schopnost obsloužit několik desítek lidí v rozumném čase. I tak je potřeba počítat s nějakou časovou rezervou. Cena jídla je pro mnohé účastníky významným kritériem.
Platí to samé, co pro dopolední. Jednodenní srazy po odpoledním/večerním programu končí, pěkná tečka za celým dnem může být společná večeře organizátorů se zbylými účastníky – je to v podstatě jediná část programu, kterou si i organizátoři mohou v klidu užít.
U dvoudenních srazů je to čas ubytování a následně společné večeře, táhnoucí se obvykle dlouho do noci.
Vzhledem k počtu účastníků prakticky vždy nějaký autokemping. Možnosti ubytování by měly být dostatečné kapacitně i kvalitou, od přespání v autě nebo ve stanu v kempu až po chatku nebo pokoj v hotelu. S auty a stany nebývají problémy, u chatek a hotelových pokojů je nejlepší, když organizátor zveřejní kontakt na příslušné ubytovací zařízení a jednotliví členové si tam ubytování rezervují sami přímo na své jméno.
Samostatně bych zmínil přesuny účastníků z místa na místo. Je opět potřeba volit podle situace, někdy je výhodný přesun v koloně, jindy je lepší přemisťovat se jednotlivě. Jízda v koloně má dost úskalí, čím větší kolona, tím je to složitější. Obvykle se kolona volí pro přesuny do míst, kam kromě organizátorů nikdo netrefí ;-). Pro jízdu kolony je potřeba velmi uvážlivě vybírat trasu, několik desítek aut jedoucích malou (zpravidla do 60 km/h) rychlostí už znamená pro okolní dopravu citelné omezení. Takže je potřeba se držet pokud možno na hlavní silnici (aby nebylo potřeba nikde dávat přednost, nebo max. 1-2x) a mimo světelné křižovatky, i za cenu mírného prodloužení trasy přesunu. Nutností jsou trasy znalí „vodiči kolony“ (zvlášť ten první by měl být starý mazák, který dokáže zvolit správné tempo a uhlídá si i provoz za svými zády, je lepší v prvním autě mít vícečlennou posádku), kromě prvního a posledního auta by nejpozději každé desáté vozidlo mělo znát cestu, je potřeba na to myslet předem a pohlídat to při řazení kolony. Velmi vhodná je dobrá komunikace mezi jednotlivými “vodiči“ – např. vysílačkami (CMC 2 ks vlastní, zbytek lze doplnit od ochotných členů – které je o to samozřejmě nutné požádat včas před srazem!). Pro přesun deseti a méně aut už není potřeba tak pečlivých příprav, v běžném provozu se toto množství dá udržet pohromadě docela dobře – samozřejmě je nutná zvýšená pozornost a opatrnost a opět dobrá komunikace. Opatrnost je v koloně zvlášť důležitá, odstupy mez vozidly jsou obvykle malé a to vyžaduje od všech řidičů větší ostražitost.
Samostatné přejezdy jednotlivých vozidel (nebo malých skupinek do 5ti aut) jsou celkem bezproblémová záležitost v případě, že všichni (nebo většina) zvládnou bez bloudění dorazit k cíli. Zase je lepší si auta třídit už při příjezdu (např. kdo trefí do přední řady, kdo netrefí do zadní) a při odjezdu je smíchat.
Spoustu vysvětlování a zmatků může ušetřit dobré označení – úplně všeho. Samozřejmě výrazně označení musí být organizátoři (osvědčily se reflexní vesty), neocenitelné a prakticky nutné jsou visačky se jmény pro jednotlivé účastníky (nikdo si nezapamatuje 50 jmen a pořád dokola se každého ptát, co je zač, je únavné pro všechny). Stejně tak označení „vodičů kolon“ nebo všech, kteří trefí (stačí i kus bílého papíru za zadní okno) výrazně přispěje k orientaci a větší jistotě těch ostatních. Je možné předem (večer, nebo časně ráno před srazem) vyznačit trasy přesunů (silničních, i pěších), těch několik hodin obvykle značení přečká na svém místě (pak je samozřejmě slušnost toto značení opět odstranit).
Bohužel poněkud opomíjená věc. Na většině srazů se spoléhá pouze na aktivitu jednotlivých účastníků. Což je škoda, protože málokdo zachytí akci v celém rozměru a s odstupem, komponované závěry chybí úplně. Zvlášť u národních srazů stojí za to projít si shromaždiště a trasy přesunů a vybrat několik stanovišť pro fotografa/kameramana, pohled na zvolna projíždějící kolonu několika desítek mondeí, nebo organizovaný „výřad“ na parkovišti je nezapomenutelný zážitek – který žádný z účastníků obvykle nemůže vidět, protože se podílí na jeho vytvoření, nepřítomní členové pak o něj přijdou úplně. Na tomto místě bych rád veřejně ocenil zásluhy (samozřejmě nejen) Zdenala 066, který se úkolu klubového kameramana zhostil na výbornou na všech srazech, kterých se zúčastnil. Bez něj by velká část neopakovatelné atmosféry našich akcí zmizela v nenávratnu.
a) Potřeby
Lidé i zvířata potřebují jíst, pít a občas se taky vyvenčit – a nedá se to načasovat, takže je potřeba mít tuhle možnost, pokud možno trvale. Za základní minimum se dá považovat ráno během srazu a pokecu, v poledne v restauraci a večer v kempu, ale i během jednotlivých bodů programu je vhodné mít nějaké sociální zařízení v dosahu (ono tam obvykle je, ale organizátor o něm musí vědět). Zvlášť u lidí středního (otcové a matky od rodin) nebo dokonce vyššího (dědové a babičky) věku už ne každý dobře snáší někdy opravdu velmi spartánské podmínky na sociálních zařízeních v některých kempech, takže je vhodné si tyto prostory obhlédnout dopředu (popř. vyzkoušet :o)) a na případné nedostatky předem upozornit v programu (když člověk ví, do čeho jde a může se na to připravit, snáší to o něco lépe).
b) Informovanost
Organizátoři potřebují znát poměrně podrobné informace o počtu účastníků a jejich požadavcích na program/jídlo/ubytování. K jejich získání v přípravné fázi slouží diskusní fórum - pro rámcový průzkum zájmu/nezájmu o konkrétní věci a zveřejnění důležitých informací v dostatečném předstihu (např. kontakt na ubytování, návrhy alternativního programu, …). Informace o srazech jsou rozesílány formou Zpravodajů CMC a také jsou průběžně zveřejňovány na samostatné stránce akce v příslušné sekci webu CMC. V podstatě během celé přípravy srazu pracují organizátoři jenom s hrubými odhady, byť se mohou opřít o informace z předchozích srazů. Pro získání přesnějšího obrazu je užitečné požadovat potvrzení účasti na srazu formou přihlášky (ve které účastníci podle vzoru upřesní své požadavky). Přihlášky by měly (podle potřeb organizátorů) mít cca 10 dní před srazem uzávěrku. Stejně tak potřebují informace i členové klubu, opět v dostatečném předstihu (alespoň o programu), aby mohli zvážit svou účast a případně řešit své individuální požadavky (ubytování, jídlo, alternativní program, …). Není jednoduché tohle skloubit, organizátoři musí převážnou část přípravy pracovat jenom s hrubými odhady, ale většina členů se o účasti rozhoduje 1-3 týdny před akcí, někteří až na poslední chvíli. To už samozřejmě musí být dávno zajištěný celý program srazu. Kdo se přihlásí po uzávěrce, nemá zaručenu účast na všech bodech programu. Vždycky se tak u několik lidí stane, stejně tak velmi pravděpodobně někdo z řádně registrovaných účast zruší, takže je potřeba s tím počítat a mít přiměřenou rezervu v kapacitě akcí. Nakonec pořád platí, že kam se vejde 30 lidí, vejde se i 31. A kam se vejde 31 … :o).
c) Odpovědnost
Velkými písmeny, tučně a podtrženě. CMC je oficiální organizace a organizátoři srazu tudíž nesou odpovědnost za jeho průběh i z právního hlediska. To je potenciální problém každé větší akce, ale naštěstí v tomto směru členové CMC nejsou nijak riziková skupina. Přesto by nebylo dobré tuto stránku podcenit.
Dospělí lidé se většinou chovat umí, ale ne vždy to musí platit o jejich zvířecích miláčcích. A vzhledem k tomu, že na srazech jsou téměř vždy přítomna zvířata (obvykle psi) a děti, hrozí riziko v lepším případě nepříjemností, v horším ublížení na zdraví. Pro malé dítě může být nebezpečný i srnčí ratlík a nelze od dítěte očekávat, že si s ním nebude chtít hrát – což ten pes může pochopit i jako útok a reagovat podle toho (někteří psi děti vyloženě nemají v lásce). Takže je potřeba důrazně upozornit všechny, kdo s sebou na sraz nějaké zvíře berou, že je po celou dobu srazu musí mít plně pod kontrolou (včetně např. náhubku) – pokud to nedokáží zajistit, tak ať zvíře raději nechají doma. Obdobně neuškodí upozornit rodiče, že za své děti nesou odpovědnost sami, i když v tomto ohledu dosud žádné problémy nebyly.
O riziku jízdy v koloně už byla řeč, ale vzhledem k velkému počtu aut na obvykle malé ploše je riziková v podstatě jakákoliv manipulace s nimi, je potřeba na to nezapomínat, nehoda se může stát i při parkování. Že se řidiči vyvarují alkoholu je samozřejmost, ale přesto …
Na skoro závěr malé shrnutí, na co všechno je potřeba myslet:
1. Parkování - v průběhu celého srazu
2. Sociální zázemí (WC, umývárny) – dostupnost, množství a kvalita by mělo být úměrné počtu účastníků a délce jejich pobytu na daném místě, nejdůležitější je to v kempech v případě dvoudenních srazů.
3. Počasí – stále ještě mu nedokážeme poručit, takže u akcí pod širým nebem je potřeba buď mít připraven náhradní program, nebo dostatečné vybavení proti nepřízni živlů. Za přijatelné minimum lze považovat deštníky a pláštěnky, ovšem musí je mít účastníci při sobě.
4. Program – kapacitně musí odpovídat skutečnému (to se bohužel zjistí až v den konání) počtu účastníků. Orientačně lze pro regionální srazy uvažovat cca 10-20 aut, u celorepublikových je 25 aut prakticky jisté minimum, průměr je 30-40 aut, ale může to být i přes 50.
5. Program – obsah - není důvod v tomto směru cokoliv přikazovat nebo zakazovat, organizátor má zcela volnou ruku. Je ale vhodné při sestavování programu zohlednit počet účastníků a to, že na srazu by lidé měli mít dost možností se vzájemně poznat a pokecat si, na vlastní oči vidět lidi, se kterými si vyměňovali názory na fóru a samozřejmě, sáhnout si na velkého Mikkiho :o).
6. Informace – připravit itinerář přesunů, podrobný program s časovými údaji a popisem jednotlivých bodů programu
7. Jídlo – hlavní je zajistit oběd, ale hodí se i večeře a snídaně. Není nezbytné mít na výběr z 10ti možností pro oběd a večeři, jednotné menu je jednodušší a rychlejší pro přípravu a obvykle je možné dohodnout pro něj lepší „skupinovou“ cenu. Personál restaurace by měl mít s podobnými akcemi zkušenosti, stačí nechat si nabídnout menu pro 30-60 lidí.
8. Ubytování – obvykle se řeší s ohledem na finanční možnosti účastníků, většina účastníků klidně přespí v kempu v autě nebo ve stanu, ale např. rodiny s dětmi nebo starší členové uvítají možnost (i třeba individuálního) ubytování v chatkách (popř. penzionu, hotelu, atd. někde v blízkém okolí). Ubytování je potřeba zajistit v dostatečném předstihu a kapacitě, pokud je kapacita omezená, je nutné na to v předstihu upozornit a použít pravidlo „kdo dřív přijde, …“
9. Informovanost – organizátoři potřebují znát poměrně podrobné informace o počtu účastníků a jejich požadavcích na program/jídlo/ubytování. K jejich získání v přípravné fázi slouží diskuzní fórum - např. pro rámcový průzkum zájmu/nezájmu o konkrétní věci a zveřejnění předběžného programu. Hlavní sběr informací je iniciován Zpravodajem rozesílaným všem členům.
10. Odpovědnost - ta by měla být na prvním místě. Jak už bylo zmíněno, nejsme parta kamarádů z hospody a podle toho bychom měli na veřejnosti vypadat. Bohužel organizátoři nemají žádný nástroj, jak někoho přimět k respektování jejich pokynů, takže je to jenom na dobré vůli všech účastníků srazu.
Nakonec jsem si nechal poslední moudro, které představuje nedostižný ideál a spoustu probděných nocí. Nejlepší organizace je taková, které si nikdo nevšimne. Neboť lidé na jednu stranu nechtějí, aby s nimi někdo manipuloval, ale současně očekávají, že o ně bude dobře postaráno, aniž by oni museli hnout malíčkem nebo dokonce přemýšlet. Proto bych chtěl na závěr za všechny účastníky srazů poděkovat všem, kteří se na jejich organizaci jakkoliv podíleli a rovnou i těm, kteří teprve přiloží ruku k dílu v budoucnu. Žádné peníze za to nedostali, žádné ani (asi) nikdy nedostanou, ale bez jejich práce by to prostě nešlo.